Administrative Assistance at GiveDirectly

Título do emprego: Assistente administrativo.

Localização: Beira e Nhamatanda

Reporta a: Gestor de Procurement

Local: Beira/ Nhamatanda, Moçambique

Visão geral do cargo: O assistente administrativo presta serviços de escritório através da implementação de sistemas administrativos, procedimentos e políticas, e monitoriza projectos administrativos a nível do terreno. Além disso, o assistente administrativo irá gerir a experiência dos visitantes, cumprimentando-os, dando-lhes as boas-vindas e encaminhando-os adequadamente.

Descrição das funções

 Gestão do escritório

• Receber os visitantes, saudando-os, pessoalmente ou por telefone; responder ou encaminhar os pedidos de informação.
• Assegurar um ambiente de escritório limpo e higiénico, sem pó e organizado
• Gestao da manutencao de todos equipamentos e reparacao do material de escritorio;
• Gestao de encomendas e correspondencias fisicas;
• Gestao das actividades e logistica nos escritorios do campo
• Gestao de impressao de material como brochuras
• Gestao do pessoal de limpeza e seguranca;

Viagens e logística

• Coordenar a logística das viagens dos visitantes de alta prioridade, incluindo táxis, voos e alojamento
• Prestar apoio administrativo e de viagens à equipa de gestão
• Ajudar no planeamento e na organização de eventos e reuniões da equipa, incluindo a escolha de locais e a encomenda de alimentos
• Estabelecer a ligação com o gestor no terreno e elaborar um plano semanal de deslocação das equipas no terreno
• Estabelecer a ligação com a empresa de aluguer de veículos subcontratada e assegurar a disponibilidade de transporte no terreno sempre que necessário (combustível e portagem)
• Assegurar que os guardas subcontratados são colocados nos postos de vigia a tempo.
• Aplicar o protocolo de encerramento das férias de dezembro e efetuar controlos de segurança pontuais.

Gestão das aquisições e do inventário

• Elaborar orçamentos para o material de escritório mensal e pedidos de aquisição.
• Manter um registo das existências de todo o material de escritório e do inventário interno no terreno
• Em consulta com o gestor, efetuar todas as reparações e manutenção do equipamento de escritório e do pessoal
• Efetuar uma avaliação do equipamento de campo e de escritório e fazer recomendações de substituição do equipamento de escritório e do inventário.
• Receber e distribuir equipamento ao pessoal e assegurar o seu reconhecimento
• Remeter os pagamentos diversos aos fornecedores e ao pessoal, conforme necessário, e apresentar todas as facturas acima do limite de caixa ao Gestor do procurement para  aprovacao e processamento.
• Manter um registo de caixa pequeno e prestar contas de todas as despesas
• Manter relações com os fornecedores 
• Participar na verificação dos activos físicos no final do ano e elaborar um relatório sobre os activos.

Qualificações desejadas:

• Capacidade de organização e atenção ao pormenor excepcionais
• Proficiência em MS Excel e Word
• Integridade e Honestidade
• Forte espírito de propriedade e capacidade de trabalhar de forma autónoma
• Fluência em Portugues e Ingles
• Diploma em gestão de empresas pode ser uma vantagem
• Experiência anterior em administração de escritório uma vantagem

Salario mensal bruto : 56,880.00 MT